Att vara ett företag som är i konstant produktion kräver mycket energi, inte nog med alla lampor och datorer som ska vara igång under hela arbetsdagen (vissa datorer, de i serverrummen måste vara på 24/7). Sen har man all annan energi som man gör åt i form av att laga mat, ta sig till och från lokalerna, brygga kaffe, starta presentationer och öppna vattenkranar. Det är därför som man bör tänka extra noga när det kommer till hur man bäst gör inköpshanteringen elsmart.Det absolut bästa sättet att få en effektiv inköpshantering är genom att integrera hanteringen i en så kallad systemintegration.
En systemintegration är som det låter en integrering av företagets olika system. Det kan vara system för inköp, leverans, kunddata, lagersaldo, kostnader, intäkter, och så vidare. Det som gör integrationen elsmart är sättet som allt kopplas ihop. Allt kopplas nämligen till en central del av systemet. Detta gör att istället för att varje system konstant står och tuggar energi, gör de bara det när centralstationen begär åtkomst till det specifika systemet. För inköpshantering kan detta vara när ett företag köper in varor som de antingen ska sälja vidare (e-handelsföretag) eller ska använda själva (B2B affärer). I systemet kan medarbetare se vad exakt som ska eller har köpts in, samt var i inköpshistoriken de är.
Just att medarbetare enkelt kan se hela förloppet är ytterligare en anledning till varför systemintegration är elsmart. Det tar nämligen inte lång tid och därmed mycket energi att se över hela förloppet i alla system. Vill man kan man göra hela hanteringen automatiskt, det ger anställda mer tid till annat arbete som kan behöva uträttas. Då behöver inte någon stå och gå igenom hela förloppet varje gång som en ny inköpshantering eller orderleverans ska processas. Även detta är elsmart.
Skulle man ändå vilja kontrollera så att det inte är något fel i systemet, kan man enkelt göra det.